鼎创恒达RFID电子档案管理软件系统介绍

1                   系统概述

鼎创恒达RFID档案管理系统通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，采用B/S和C/S混合模式，设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善，本系统主要对档案的使用流程和安全新进行管理，如借出（归还）需在本系统内登记方可将档案拿出（放回）否者非法拿出的档案将进行报警处理，经过这一系列的保护将提高档案管理的安全性，而本系统也提供第三方接口供客户与其他软件进行无缝连接。

2                   系统特点

Ø        系统利用RFID技术实现了远距离操控，更好更安全更准确的监管了档案柜中的档案；

Ø        用户可根据档案名称、盒号、存放位置查询档案是否借出归还、是否报警等状态，使用户有一个更直观的可视状态，比以往档案管理更加方便快捷；

Ø        档案更便于保管，提高安全性、保密性。

Ø        完全非接触系统中，Z经济的解决方案：将非接触芯片嵌入到低成本的介质中，可以Z大程度的满足解决方案的需要，应用这一先进技术可以大幅度减少设备的投资和维护费用以及硬件磨损的成本。

Ø        采用wifi技术与RFID手持终端结合实现对档案的盘点等功能；

Ø        快速扫描，无障碍阅读：RFID标签扫描时无须直线对准读取器，读写速度快。同时，RFID是以无线电波来传递信息，不会有传输屏障的问题。

Ø        系统提供多种灵活的第三方接口，与第三方应用系统无缝连接。

3                   系统组成图

4                   运行环境

Ø        操作系统：windows xp、server 2003、server 2008、win7、linux

Ø        软件框架：.net framework 4.0

Ø        数据库：SQL server 2008、MySQL（可根据客户需求定制其他版本数据库）

5                   功能介绍

本系统由智能档案管理系统客户端软件与PDA手持移动终端管理软件组成。

5.1     智能档案管理客户端软件

智能档案管理系统客户端包括实时临控、档案定位、门禁管理、档案借阅、基础信息、系统管理、温湿度管理、系统查询几大模块。

智能档案管理客户端软件界面 (图5-10)

智能档安管理客户端软件功能图 (图5-11)

5.1.1           实时监控

实时监控是系统通过对指定范围内对档案的标签进行读取从而实现对档案的监控．同时对离开指定范围的档案进行提醒．

Ø         监控档案状态

Ø         催归提醒

5.1.2           档案定位

该模块可对指定档案进行定位，同时提供开启相应柜门，声光提示等响应动作

Ø         定位查询

Ø         自动开启档案柜门

Ø         声光显示

5.1.3           门禁管理

该模块用于控制门禁系统．

Ø         人员管理

Ø         授权进入权限

Ø         记录出入信息

5.1.4           档案借阅

该模块用于借档和还档的管理

Ø         借档管理

Ø         还档管理

5.1.5           基础信息

对档案盒和档案进行基础信息的建立

Ø         档案盒管理

Ø         档案管理

5.1.6               系统管理

管理系统中的口令，操作员，权限等相关设置

Ø         参数管理

Ø         口令维护

Ø         操作员管理

Ø         权限管理

5.1.7           温湿度管理

可对使用环境中的温湿度进行监控管理

5.1.8           档案盒查询

用于对档案盒的相关管理

Ø         档案查询

Ø         档案盘点

Ø         借档查询

Ø         还档查询

Ø         报警查询

Ø         档案盒查询

5.2     RFID手持终端管理系统

由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持RFID手持终端进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

手持机软件主界面　(图5-20)

手持机软件盘点界面　(图5-20)

手持机终端管理系统功能图　(图5-22)

5.2.1           盘点管理

使用RFID手持终端（DC-0671A）对档案进行盘点操作，系统可根据事先设定的查询条件产生盘点任务表，根据此表进行盘点作业，盘点作业主要扫描RFID标签信息。

Ø        基本档案

基本档案用来设置档案基本信息、储位基本信息、人员信息等。

Ø        查询统计

可根据客户需求查询出档案信息、档案使用情况或档案当前使用状态等信息。

5.2.2           查询管理

使用RFID手持终端（DC-0671A）扫描与档案绑定的RFID标签后，将档案的基本信息显示在RFID手持终端（DC-0671A）。

5.2.3           数据上传

将RFID手持终端的操作数据上传至PC电脑端，进行数据同步。

5.2.4           数据下载

将PC电脑端数据下载至RFID手持终端，同步数据方便操作。

6                   主要设备清单